Min livsendrende oppdagelse

Jeg har fått meg et nytt leketøy, jeg mener verktøy. Leketøy er faktisk ikke helt feil beskrivelse, for jeg leker meg med dette verktøyet, og plutselig går (mye av) jobben som en lek. Hva jeg snakker om? Ingenting annet enn Notion.

Nå fant jeg åpenbart ikke opp kruttet, for dette verktøyet har vært rundt siden 2017. Jeg har delvis visst om det, men aldri sjekket det ut, før nå i sommer. At jeg er så sen i avtrekkeren kan jeg jo angre litt på nå. For med dette verktøyet hadde masteroppgaveskrivingen min, om ikke vært lett, men lettere. Hvis du kjenner til Notion, vet du hva jeg snakker om. Hvis ikke, hold deg fast, for nå skal jeg ta deg med inn i min nyoppdagede Notion-verden.

Hva er Notion?

Notion er et alt-i-ett arbeidsområde hvor du kan dumpe alt du tenker, skriver, planlegger og gjør/skal gjøre — og hvor du samtidig har god oversikt. Altså, dette må jo være for godt til å være sant! Ifølge Notions nettsider er det et sted hvor du kan fange tanker, håndtere prosjekter og drifte firmaet. Jeg legger til at du kan i samme slengen drifte firmaet “livet ditt”. Det beste med det hele er at du kan relativt enkelt skreddersy det slik at din Notion jobber passer deg og ditt behov. Det er enkelt og komplisert på samme tid.

Notion er blokkbasert, noe som gjør det enkelt å flytte rundt på elementene. Når du skriver er det utrolig nyttig. Klipp og lim funksjonen kan få en pause (noen ganger trenger man den, så ikke kast den snarveiskunnskapen din på båten), og du kan flytte teksten opp eller ned eller til høyre eller venstre. Alt etter hva som passer. Enkelt og greit. Dette er en av de tingene som jeg verdsetter høyest ved Notion. Det er noe med opplegget som gjør at jeg synes det går lettere å skrive. Jeg bruker vanligvis Scrivener, Word og Google Docs til skriveprosjekter. Scrivener elsker jeg, og det skal jeg skrive om mer senere. Men noen ganger blir programmet for omstendelig, eller kanskje jeg blir for seriøs når jeg skriver der, at de lette tekstene som jeg bare skal kaste ut av hodet, stopper opp i prosessen. Til store prosjekter er den super, men noen ganger trenger jeg noe som jeg bare kan kaste tankene ned på et papir. Tidligere brukte jeg Word til det, men syntes det var så mye styr med å huske hvor jeg hadde lagret det og under hvilket navn. Dessuten har Word og jeg vært uvenner siden Word kom til verden. Hvordan er det mulig at et program så til de grader har egen vilje og gjør skriveprosessene så vanskelig. Jeg har ikke tall på hvor mange ganger pc’er og mac’er har vært på vei ut gjennom vinduer opp igjen. Så tok Google Docs over den kaste-tanker-ut-funksjonen. Selv om Docs virker rimelig greit, og er et mer lavterskel skriveprogram, oppsto det samme kaoset med lagring. Samme hvor gode systemer jeg lagde, ble det liksom bare rot. På Notion har jeg alt samlet og systemet er helt annerledes. Selvfølgelig blir det rot hvis jeg ikke har systemet i orden. Men etter å ha satt opp et godt system som fungerer for meg, som er en relativt visuell person, er alt mye lettere. Plutselig er ikke den terskelen så høy for å skrive. Det er også noe med designet som gjør at jeg skriver lettere og bedre på mindre prosjekter. Jeg gir ikke slipp på Scrivener og Word, Word fordi noen ganger må man fordi andre kun bruker det, og det har god sporings- og redigeringsfunksjon der, som er en essensiell del av min skrivehverdag. Men Google Docs har jeg (nesten) sluppet fri. Når resten av verden, i hvert fall den verden som jeg samarbeider med, begynner å bruke Notion, så slipper jeg Docs helt fri.

‘Alt’ jeg trenger på ett sted

En sentral funksjon i Notion er databasene. Ikke bare kan du lage ulike databaser, helt uten å kunne koder, men du kan også lenke databaser til hverandre slik at de kommuniserer og du får en kjede av hendelser og automatiseringer. Det gjør at du kan koble gjøremål til prosjekt, eller forelesninger til emner, rom og forelesere, slik at alt kommer ut som en helhetlig informasjon, med alle opplysninger du trenger på et sted. Og så kan du jammen meg lage notatbøker og sider under sider. Jeg hører det selv – dette høres rotete og forvirrende ut, men det er egentlig veldig ryddig. Det krever bare litt tålmodighet først.

Ved hjelp av alle de tilgjengelige funksjonalitetene har jeg nå laget meg et system som hjelper meg å ha oversikt over de fleste aspektene i livet mitt, et såkalt Life Design System. Der har jeg dashboards eller arbeidsområder for alle de viktigste områdene. Nå er ikke jeg en som liker å mikrostyre livet mitt, men hvis du gjør det kan du enkelt spore ALT du gjør, og ved slutten av uke, måneden, året se hvor flink du har vært. Men dette kan også gjøres på de større områdene i livet. Ved å koble mål, prosjekter og gjøremål, ser du progresjonen din. Og det beste av alt – du har oversikt og kommer ikke så lett på hæla. Det vil si, hvis du bruker det og bruker det riktig. Vi kan jo ha superfine planer, med de blir jo ikke til noe hvis vi ikke følger opp og gjør handlingene som må gjøres. Og det er nettopp dette en av Notion’s styrker er: Det blir nesten morsomt å ha fokus på handlingene som får deg framover. Det er motivasjon i seg selv og ikke bare hake av på et gjøremål du har ferdig, men også kunne se hvordan det tar det nærmere å fullføre et prosjekt eller komme nærmere målet ditt.

Ikke bare skriving

Jeg nevnte at jeg var en visuell person, designet er viktig for meg. Er det, i mine øyne, stygt, forstyrrer det så mye at jeg ikke får gjort noe. Jeg kan eksemplifisere det med tekst: Hvis jeg leser en tekst med mye feil, klarer ikke jeg å konsentrere meg om innholdet før jeg har rettet opp i feilene. Det tar jo selvsagt unødvendig mye tid. Det er litt lettere når jeg er klar over det, men jeg klarer ikke helt å legge bort å fikse skrivefeil før jeg kan se på innholdet. Med Notion kan jeg skreddersy sidene slik at det gir harmoni for meg. Jeg kan legge inn noen fine bilder her og der, lage farget bakgrunn på titler, kolonner eller tekst, gjøre om tabeller til gallerivisninger med fine bilder (igjen) – uten at det går utover funksjonen.

Jeg har brukt mye tid i sommer på å lage en hovedside som er effektiv, og denne sammenfatter alt. Her er det ikke så mye bilder, men det går greit. Det er harmonien som er viktig for meg, altså, det som harmonerer for meg. Det kan oppleves helt annerledes for deg. Under er et utsnitt av mitt hovedkvarter. Øverst har jeg lenker til de viktigste dashboardene som jeg bruker ofte. Jeg har også tilgang til det i menyen til venstre (som på dette bildet er skjult), men det er veldig hendig med disse hyperlinkene som tar meg rett til det jeg bruker oftest. Under hver overskrift er det en database som kommer til syne når jeg trykker på pilen. Under oversikt kommer det fram en kalendervisning, som automatisk viser hvilken rekkefølge jeg bør gjøre de ulike oppgavene i og hvilke møter jeg har når. Under gjøremål kommer det fram en tabellvisning som gir oversikt over de nærmeste dagenes gjøremål (mer konsentrert enn i kalendervisningen). Under dagene oppsummert kommer det fram en gallerivisning av min daglige notatbok, med bilder som representerer den dagen. Det kommer selvsagt ikke slik av seg selv. Jeg har brukt tid på å bygge den opp slik at den viser det jeg trenger at den skal vise, men når det er gjort er det nesten bare for meg å skrive inn nye oppgaver, gjøre oppgavene og haka av. Notion gjør tenkingen for meg i stor grad.

Det er så mange bra ting med dette programmet, jeg kan virkelig ikke få skrytt nok av det. For det har endret livet mitt: Jeg har gått fra å oppleve at det er veldig mye armer og ben i alt jeg gjør, selv om jeg har gode rutiner og systemer, til å ha kunne jobbe målrettet uten å føle at jeg må reorganisere hele tiden fordi det er noe som ikke fungerer. Jeg har rett og slett blitt mer effektiv. Både når det gjelder å skrive, når det gjelder livet rundt skrivingen, jobb og livet generelt. Men det aller beste er kanskje at dette programmet er helt gratis!