Notions kalendervisning
Det er så mange funksjoner i Notion som jeg elsker, men det er en som utmerker seg: Kalendervisningen. Til å begynne med skjønte jeg ikke hvorfor Notion-entusiastene var så i fistel over denne funksjonen. For den var virkelig den kjedeligste kalenderen jeg hadde vært borte i. Jeg skjønner fremdeles ikke hvorfor de som begeistret delte hvordan kalendervisningen endret livet deres fremdeles holdt på det etter at jeg hadde sett videoene deres som viste hvordan de brukte den. Jeg hadde egentlig kassert hele kalenderfunksjonen, og hadde lagd et system som passet meg. Men så fant jeg August Bradley og hans bruk av kalenderen. Det er trygt å si at ingenting har vært det samme siden.
Ikke bare har han kanskje den beste tilnærmingen til hvordan sette opp et system som fungerer i Notion, men kalenderbruken hans ga mening. Jeg har innlemmet store deler av hans filosofi i mitt system, det vil si at det er en tanke bak det meste.
Kalendervisningen jeg bruker mest er knyttet til gjøremålene mine. Det vil si at alle gjøremål jeg legger inn dukker opp i en kalendervisning. Jeg har prøvd å bruke board-visninger slik som Trello f.eks. og også den i Notion, men det er ikke for meg. Jeg klarer ikke å utnytte den type visninger av gjøremål slik det burde. Vet ikke hvorfor, er nok bare slik skrudd sammen. Når jeg legger inn nye oppgaver i gjøremålstabellen, merker jeg de fleste med dato. Noen ganger er det datoer som jeg vet jeg kommer til å gjøre den oppgaven på, andre ganger er det cirka-datoer. Grunnen til det er for å ha de loopen. Noen har naturlig nok ikke dato, fordi det er ting jeg vet jeg må gjøre, men aner ikke når det passer inn, kanskje må de oppgavene vente på noe annet, da lar jeg datoen stå tom. Disse vil ikke synes i kalendervisningen, men de forsvinner ikke for det, for jeg fanger de opp i en egen liste over udaterte gjøremål som jeg sjekker daglig/ukentlig.
Etter å ha satt cirka-dato vurderer jeg oppgavene etter hvor viktige de er og hvor raskt de lar seg utføre. Korte oppgaver som tar mindre enn et kvarter merker jeg som “Rask”, slik at jeg kan gjøre den innimellom andre ting. Oppgaver som må gjøres umiddelbart, merkes med – underlig nok – ”Umiddelbart”. Hvis jeg har noe jeg må ut og fikse merker jeg det “Ærend”, siden det indikerer at det er noe jeg må ordne utenfor kontor/hus som ikke tar så lang tid. Jeg har også en som jeg bruker for å minne meg på noe, kanskje for å legge inn som ordentlig oppgave senere, eller noe jeg bare skal tenke gjennom, som jeg har merket “Husk/Påminnelse”. Avtaler merkes “Avtaler”. Øvrige oppgaver rangerer jeg etter prioritering. Kalendervisningen har jeg filtrert til å vise gjøremålet og prioriteringen, og sortert etter prioriteringen til oppgavene, slik at de viktigste oppgavene kommer øverst. Hvis jeg finner ut at et gjøremål må løftes opp i prioritet, endrer jeg det lett ved å endre på statusen, og da flytter det seg til riktig plassering i kalendervisningen.
Bildet over viser hvordan kalenderen kan se ut. Den ser kanskje ikke så spenstig ut, og er kanskje ikke så spenstig heller, MEN den får meg til å være mer effektiv og til å ha et overblikk over kommende oppgaver som jeg ikke har hatt før. Skjermdumpen er et utsnitt av august måned. Det du ser her er at alt før i dag er tomt. For når jeg har gjort unna en oppgave, haker jeg av for at oppgaven er gjort og den forsvinner fra bildet.
Ikke sjelden har jeg for mange oppgaver på en dag (les:tidsoptimist), og når jeg kommer til slutten av dagen sitter jeg igjen med noen oppgaver. Hvis jeg har gjort det riktig, altså begynt øverst og jobbet meg nedover, er det de minst viktige, eller minst presserende, oppgavene som er igjen. Disse flytter jeg enkelt bare videre til en annen dag ved hjelp av drag & drop, og de vil legge seg inn i riktig prioriteringsrekkefølge den dagen jeg flytter de til.
Når jeg fikk dette visuelle bildet av alle gjøremålene mine, ble det plutselig langt mer oversiktlig over hva jeg skal gjøre når, hva som krever at jeg har oppmerksomhet på når og hvor lenge.
Som du ser den 18. kommer “Dedikert lesetid – pensum” opp øverst. Den har jeg satt som en avtale. Vanligvis setter jeg avtale kun på faktisk møter, men så kjenner jeg meg selv at jeg fort kan komme til å skyve på denne dedikerte lesetiden. Så derfor har jeg laget en “avtale” med meg selv at det skal gjøres. Avtaler er jo hellige, er de ikke? Den blir da vanskelig å overse, og den pirker borti “flink pike”-syndromet mitt der den står og blinker så rød og fin øverst. Så langt har jeg ikke hoppet over en eneste av disse lesedatene mine med meg selv. Jeg har ikke satt noe tidsrom på disse, noe jeg alltid gjør med andre avtaler. Det er fordi det nå er viktigst at jeg leser litt, så noen ganger blir det bare en halvtime, andre ganger en time og noen ganger får jeg lest et helt kapittel eller flere.
Jeg har delt inn de forskjellige gjøremålene i kategorier, det vil si at noen har med jobbrelaterte ting, andre med personlige, noen med studier, andre med skriveprosjekter. Denne kalenderen er på min “HQ-side”, hovedkvarteret. Slik får jeg et raskt overblikk over alle oppgaver som venter meg denne uka og måneden. På denne siden har jeg lenker til de andre dashboards som er dedikert til de ulike kategoriene. Jeg har et tilsvarende hovedkvarter på Skrivepraksis sitt arbeidsområde også med tilsvarende kalender, men den er filtrert til kun å vise kategorien “virke”. På studiedashboardet vises kun det som har med studier å gjøre, slik du ser under. På disse spesialiserte sidene har jeg gjemt typen i visningen, for det er ikke nødvendig, Her vet jeg at det gjelder studier, fordi databasen filtrerer det for meg.
Bildet over er fra studiekalenderen. Det er foreløpig ikke så mye som skjer her fordi studieåret har ikke begynt ordentlig enda. Foreløpig er det nesten bare forelesninger i denne kalenderen, men det gir et fint overblikk over når forelesningene er. Jeg kan også bestemme om sted for forelesningen og/eller foreleser skal synes. Disse er også synlige i hovedkvarterskalenderen, slik at jeg har oversikt over alt.
Det tok litt tid før jeg innså hvor nyttig kalenderen var, men nå er jeg fullstendig overbevist. Nå bruker jeg nesten ikke iCal lenger. Før brukte jeg den til å dele opp dagene mine og minne meg om ting jeg skulle gjøre, men syntes ikke den fungerte så godt. Nå er den kun for avtaler og frister jeg må huske, slik at jeg har det dobbelt opp og sikrer meg på den måten. Kalenderen er med andre ord ganske ryddig å se på, fordi den viser bare de aller viktigste elementene, og det er en så stor lettelse. Man kan kanskje si at jeg har flyttet problemet over til en annen kalender, men nei. Det oppleves ikke slik. For denne kalenderen jobber med meg og tar ikke pusten og motet fra meg slik jeg opplevde at systemet mitt i iCal gjorde.
Antageligvis blir ikke du overbevist av dette, for kalenderen ser fremdeles ganske kjedelig ut. Jeg tror det er en funksjon man må prøve ut og skreddersy til seg selv. Men har du lyst til å prøve anbefaler jeg å sjekke ut August Bradleys videoer på dette.
Og skulle du være i tvil – jeg anbefaler Notion på det varmeste!
